本文來自First Round Review，他們準備的文章既講故事，還同時向創(chuàng)業(yè)者提供可操作的建議，以助力打造優(yōu)秀的公司。本文作者Bill Trenchard是First Round Capital的合伙人。
科技公司的 CEO 平均每年工作 300 天，每天 14 小時。也就是一年 4200 小時。這個統(tǒng)計數(shù)字和大多數(shù)的科技公司管理者與創(chuàng)業(yè)公司的員工相比，差別并不大。4200 小時聽起來像是很多，但對于他們中的很多人來講，還是遠遠不夠用的。這里頭，有近 30%的時間是用在收發(fā) Email 上。還有另外三分之一是花在開會上。有研究表明，這部分時間有一半以上都是完全浪費的。
可以研究一下一個典型的 CEO 的日程表，你會發(fā)現(xiàn)其中 70%的時間安排都不是最優(yōu)的，我自己的經(jīng)驗也同樣說明了這點。在加入 First Round 成為合伙人之前，我在三家公司擔任聯(lián)合創(chuàng)始人兼 CEO，包括LiveOps?，F(xiàn)今，我每周與數(shù)十家公司的創(chuàng)始人見面，幫助他們發(fā)展自己的團隊，讓他們自己和員工有更高的生產(chǎn)率。他們自己也明白，每一小時，都該用在推動企業(yè)前進，創(chuàng)造良好的產(chǎn)品，談判，聘請最好的員工上頭。只是時間怎么都不夠用。那么，該怎么做才好呢?
今年，我有幾個星期都花在我們的年度 CEO 峰會上，但也趁這個機會，能遇上幾位老朋友，和他們敘敘舊，他們可都是在管理時間方面的超人。我的目標是找出他們?nèi)绾纬浞掷煤妹總€工作小時的技巧和竅門，以及他們所使用的方便的軟件。我把我和他們的經(jīng)驗總結成下面這八個策略，可以幫助我們不再浪費時間，不再錯過任何機會。
1.說不
當你的公司變得很優(yōu)秀了，你就會遇到更多的麻煩。好多人會通過 LinkedIn，Email 來跟你聯(lián)系，要跟你去喝咖啡，要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉強記得他的名字，他卻要你把 Facebook 上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時你就得說：“No”。
要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什么，畢竟曾經(jīng)有這么多人幫助過你。但是，在這方面你得有個底線，我也會教你一些比較容易 say no 的辦法。
嘗試一下這個“No”模板—它是一個罐頭回復，適用于任何你想 say no 的普遍情況。我最早是從 Mark Suster那里聽到這個做法，他是一個企業(yè)家和投資者，這個辦法替我節(jié)省了無數(shù)的時間，大大減輕了我的焦慮。舉一個例子：
你好 Bill，
很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運，我的公司正發(fā)展的不錯，但我現(xiàn)在壓力很大，為了我的事業(yè)。我常去一些社交活動，但恐怕最近就不太方便。
你最好的，
Josh
這樣的回復可以節(jié)省你的時間和精力。讓你不必一再回復同樣的內(nèi)容。最重要的是，他們不會再聯(lián)系你了。這類處理方式很婉轉(zhuǎn)，也如實說明了情況，但要記得把話說死，別留下機會，讓他們再找上門來。
有了這個批處理模板，你可以跟銷售人員說不。在投資者會議，如果你不想再投錢，你可以說不。投資者會有不少建議。你不必全都執(zhí)行。董事會會有很隨意的請求。你不必同意他們。針對這些情況一一寫下模板，包括在 LinkedIn 上的回復信息。包括你久違的朋友來 Email 要求一個會面的答復。最終，你肯定會用到它們的。
2.做一個Email忍者
推薦給那些沒用過SaneBox的人，我是它的粉絲，它是這么的簡單。有點像 Google Priority Mailbox，很給力，并且在 iPhone 上工作良好。它建立了一個批量文件夾，能自動歸檔群發(fā)郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠不會看到它。它很準確，能節(jié)省大量的時間。
我所認識的大部分 CEO，在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎么被處理的。你拿起你的信，看一下，然后把它們放下來，拿起來，放下來，然后是一次一次又一次?這簡直叫人精神錯亂。然而，我們大多數(shù)人正是這么處理 Email 的。我觀察到的 Email 忍者會使用三種方法：
全天候。你的郵箱始終是打開的，一有郵件進來，你就處理掉。你非常有責任心，但這樣的話，遇到那些需要深思熟慮的項目，你會很難集中精神。
分批處理。你每天會有兩到四次來查看 Email，并馬上把所有事情都處理掉。
助理。你有一個全職的或者虛擬的助理，來幫助檢查你的 Email，把真正重要的郵件打上標簽，并提醒你那些需要立即處理的事項。當然，這樣的話你需要建立一個私人的收件箱，不過這可以讓你的生活整個煥然一新。
如果你沒有一個助理，我會建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時候，專注于處理 Email，同時其他任務也可以得到應有的重視。頻繁的切換工作會讓你什么都干不好的。
另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套插件。像 Asana 這類的任務管理器里就有，可以讓你把 Email 從你的任務管理器里移進移出。這是一個快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍后處理。
經(jīng)驗法則：如果你可以在兩分鐘內(nèi)回復好或者處理好 Email，那你就馬上處理吧。如果處理起來需要超過兩分鐘，就把它移動到你的任務管理器里，待后續(xù)再處理。你這樣做時，也會在各種任務和電子郵件間安排好它們的優(yōu)先順序，不用再花時間去收件箱里頭處理。
我聽過一些人說使用 Gmail 的鍵盤快捷鍵可以節(jié)省掉 30% 的時間。Gmail 還提供了一個設置，只要你點擊發(fā)送，郵件就會自動歸檔，讓你的收件箱每天都干干凈凈的。
最后，也許也是最有用的就是TextExpander或其他快捷鍵輸入程序。它只需要輸入一些設定好的短語，就可以神奇般的填寫好一整封電子郵件。
3.管理好你的精力
以前，平均每人每天會步行 12 英里。但現(xiàn)在我們更多的是坐著。我們坐的時間也太長了吧。這太糟糕了，Harvard Business Review 研究發(fā)現(xiàn)久坐的危害堪比吸煙。如果你在高科技行業(yè)工作，平均每天會有 9.3 小時是坐著的。這甚至比你睡覺的時間還要長。作為人，我們天生是需要運動的。這對我們的健康是至關重要的，也是我們保持效率的來源。這里有三個關于這方面的小竅門：
七分鐘鍛煉法。這已被科學證明。也是紐約時報提過的。在 7 分鐘里做好 12 個動作，事實證明它很有效。
散步式開會。幾乎每個人都有一對一的面談式會議。推薦把這樣的會議改為散步的方式，而不再是固定的坐在一個會議室或咖啡廳里。
站立式辦公桌。現(xiàn)在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經(jīng)被證明站著辦公可以降低心臟疾病和癌癥的風險，可以提高情緒和警覺性。如果你真的喜歡日常運動，可以嘗試一下跑步機辦公桌或者自行車辦公桌。
精力的管理不只是身體上的，還應該包括要了解自己的心理節(jié)奏。我們都知道睡眠規(guī)律，深知深度睡眠和健康的 REM 周期的重要性。但是我們常常忽視了每天都會有的人體節(jié)奏。要利用好向上的周期，你得像運動員那樣來安排你的日程表。拿出你全天最靈敏的一到兩個小時，花在對你而言最重要的的三件事上。
這里有一個 CEO 的日程表：
他們把早上用來做最需要創(chuàng)意的項目討論。研究表明，大多數(shù)人都是在早上最具有創(chuàng)新意識。處理 Email 然后是站立式的會議，這天最后的工作依舊是處理 Email。請注意在這些事項當中都有安排休息時間，這樣可以保證在切換到每個任務時都能達到最佳狀態(tài)。
當你想休息的時候，你需要確實的休息一下。去散步，聽舒緩的音樂，做一些跟工作不相關的事。跟你的同事閑聊下，也可以發(fā)現(xiàn)一些他們工作之外的事情。
4.打造執(zhí)行手冊
對于任何你重復過三次以上的工作，請詳細寫下過程。指定出執(zhí)行手冊，然后交給別人去做，這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個手冊，千萬不要讓人們再來問下一步是什么或者要找誰負責。
這也是Uber迅速擴張的原因。他們已經(jīng)發(fā)展到超過 70 個城市，并且占領了市場。他們是怎么做到的?一個執(zhí)行手冊。每到一個城市，他們手上會有一個清單，寫滿了必須要做的每一件事情，只有輕微的區(qū)域性調(diào)整。他們已經(jīng)多次練習，進行了測試，最后制定好完整的執(zhí)行手冊。所以，現(xiàn)在他們只需要執(zhí)行就可以了，就像拿鑰匙開門那樣容易。
“ 那些成功人士都善于做記錄。但是創(chuàng)業(yè)公司僅僅這樣做還不夠。 ”
我所見過的擴張得最成功的創(chuàng)業(yè)公司，在早期就提出了系統(tǒng)化的共同行動和核心操作，并讓此成為一種習慣。
5.會議外的收獲
有多少次，你和某人進行會議，這個會議對你的公司而言至關重要，但你卻找不出辦法來增進你和這個人的關系?他可能是你業(yè)務發(fā)展的合作伙伴，客戶或者任何人。會議內(nèi)容可能不大容易聽懂，當你走出會議室，你就把他們說的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機會好像很渺茫。
要打破僵局，您需要了解他們的職業(yè)挑戰(zhàn)。
如果你不知道，就問他們。假設你在一個 B2B 的環(huán)境里，什么是你客戶的客戶的要求?對此你能幫他們做點什么?
“我們有多少人能列出我們的客戶那邊，排名前三的職業(yè)挑戰(zhàn)?”
要真正充分利用好會議，必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入，可以很簡單問一下，最近會不會去哪里度假啊。然后記下他們的回答。在會議之外，創(chuàng)造條件去更深入的認識這個人，加深你們的關系。例如，他喜歡騎自行車，就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車路線。這會產(chǎn)生一個變革性的轉(zhuǎn)變。
6.優(yōu)化內(nèi)部會議
創(chuàng)業(yè)公司往往要進行很多的會議。太多了。減少一些。最簡單的辦法就是去掉那些狀態(tài)匯報的會議。你并不需要不斷地與團隊成員開會，只為了聽他們匯報項目的進展。讓他們寫下來。把它放在一個 Google Doc 里，讓每個人每周都去讀一次好了。
永遠不要在做出決定之前，離開會議。
當涉及到?jīng)Q策會議，請迅速做出可逆的決定。大多數(shù)決定在創(chuàng)業(yè)公司里都是可逆的，但我們花太多的時間來思考。把人聚到一起，有了正確的數(shù)據(jù)和正確的人，就可以迅速做出決定。
對所有的決策會議都這樣做，除非它是真正的不可逆轉(zhuǎn)的決定。那就花更多的時間，進行更多的對話，把你的顧問和董事會都召集起來。不然的話，決定然后執(zhí)行就好了。作為創(chuàng)業(yè)公司，最大的優(yōu)點就是迅速做出改變，因為一共也就這么幾個零部件。
7.助理
技術的偉大之處在于可以提高我們的效率，但它也有局限性。雇傭一個助手來幫你，無論是辦公室里的或遠程的，都是值得的。
虛擬助手和服務，像是TaskRabbit，專注于特定任務，很強大。但是，他們不能知道你腦袋里的想法，不能替代你做出決定。
所以有可能的話，雇一個全職的助理跟你在一起工作。這對你的幫助會超乎你的想象。除了能夠根據(jù)你的行為模式替你做出一些決定外，他們還可以協(xié)調(diào)很多的事情。如果雇一個全職的助理是不可能的話，就嘗試用個虛擬的吧。有很多便宜的服務，像是Prialto，他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購和寄送禮品，還有聽寫功能，還能一次性安排好多次會議等等。
聽寫功能，是不應該被低估的，因為它能提高效率。我建議你安裝一個叫做Voxie的 App。你打開它，只要對著它說，“起草一個給CHRis的 Email，”然后把內(nèi)容口述出來就好了，“Chris 你好，很高興在今天早上跟你碰面了。謝謝你能撥空參加。“你的虛擬助理能輕松地做下錄音記錄，而當你打開你的收件箱，草稿已經(jīng)在那里了。你需要做的就僅僅是點擊發(fā)送。
“ 會議的后續(xù)工作會有極大的影響力，但你多久會做一次? ”
現(xiàn)在，你可以在會議結束的幾秒鐘內(nèi)，就起草好后續(xù)的 Email 了。
8.給你的團隊一根杠桿
我最近跟一個 CEO 談過，他是我認識的最有效率的人，他信仰“走動式管理”，實際內(nèi)容就像聽起來的那樣。他每天就在辦公室里轉(zhuǎn)圈，停下來挨個跟他的團隊成員講話。他問他們：
什么阻礙了你的工作進展?
是否有任何瓶頸或障礙?我可以幫你做什么嗎?
需要什么資源或流程，可以讓你的工作進展得更快些?
所以我建議你，去問一下這些問題的答案，并幫你的團隊滿足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作，你首先得自己先快起來。向他們提供所需要的幫助，他們才能在時間內(nèi)完成工作。響應速度是關鍵。AwayFind是一個批量處理 Email，相應緊急的要求的工具。當有人給你發(fā)送一條高優(yōu)先級的消息，你會得到一個警告，而不必保持收件箱全天候的打開。
很多時候，你會聽到你的員工卡住了。他們會因為部署新功能或與重要人士發(fā)送 Email 而緊張不已。他們會為了 debug 一個小錯誤而揮汗如雨，然而卻無視另一個更大的項目已經(jīng)停滯不前了。當這樣的事情阻礙了他們前進，你能問的最好的問題就是：如果失敗了，成本是多少?如果兩萬人里頭只有兩個人認為這個新功能不夠完美，你就不需要花費這么多的時間。助其化解風險。你作為一個管理者，要這樣做才能更好的利用時間。
80/20 法則適用于任何事情。也就是說要把 80% 的時間花在真正有效益的事情上面，只有 20%花費在瑣事上。不要過分追求完美。很多創(chuàng)業(yè)公司的員工，尤其是工程師，在一開始總是要求完美。但是，這不是你想要的。你想要的是速度。
如果你掌握了這些簡單的竅門，你就可以將那 70%的時間最大限度地使用好。你在會議或者 Email 上會花更少的時間。最重要的是，你有時間去領導你的團隊，去鼓舞人心，去搞定生意和改變世界了。
