“高效人士”往往把時間安排的滿滿的，絕不浪費。希望在最短的時間里干完最多工作，就如很多經(jīng)理人每天工作12到14個小時，很少正常吃飯，不是隨便抓點什么匆匆填進肚子，就是坐在辦公桌旁邊干邊吃;要么就是沒完沒了的應(yīng)酬，無法與家人共進晚餐; 睡眠不足，沒有時間運動;心懷愧疚和不快，身心俱疲，這一切似乎已經(jīng)成了經(jīng)理人的生活常態(tài)。
我們大多數(shù)人都用延長工作時間的方法來應(yīng)對日益繁重的工作任務(wù)，這不可避免地影響到我們的身體、心理和情緒。就企業(yè)而言，這必將導(dǎo)致員工的工作積極性降低、精力渙散、離職率居高不下、醫(yī)療成本激增。
如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關(guān)心的話題。
工作效能專家戴維·艾倫認為，影響工作效率的最大阻礙是，人們對自己要辦的事情缺乏切實的把握。他們既沒有明確工作事項，也沒有具體落實，于是事情就一直縈繞在人們的心頭，既耗費精力，也造成了巨大的精神壓力。實際上，大腦的主要功能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來，列出一份清單，是非常重要的一步。
大腦清空后，接下來需要把大任務(wù)分解成一個個較小的“下一步行動”，然后集中精力逐項落實。這種方法實際上是在創(chuàng)造人們做事的動機：我看到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也知道怎么做。
GTD方法的主要原則就是，用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來，并且安排好下一步行動，從而做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。干掉一件事是一件，把控時間的成就感就這么一點點的積累起來、養(yǎng)成習(xí)慣之后成為一種高效率的行為方式，對重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無成那種挫敗抑郁感很有幫助。
工作效能專家托尼·施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大型組織提供了咨詢和培訓(xùn)服務(wù)，通過一個名為“能量管理計劃”的項目，幫助數(shù)千位領(lǐng)導(dǎo)人和管理者建立起良好的習(xí)慣，科學(xué)地管理他們的能量，而非時間。最后的數(shù)據(jù)表明，參與該計劃的員工的績效表現(xiàn)均優(yōu)于對照組，高能量能夠創(chuàng)造出更高的績效。
施瓦茨認為，延長工作時間之所以不可取，是因為時間是一種有限的資源。相比之下，能量則不同。人的能量包括四個基本層面身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當休息，做到能量的平衡。
能量管理計劃首先從對體能的關(guān)注開始，因為一個好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。誰都知道營養(yǎng)不良、缺少運動、睡眠不足和休息不夠會降低人的基礎(chǔ)能量水平，削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理人制定一些能夠增強、恢復(fù)和補充體能的習(xí)慣，敦促他們規(guī)律飲食，按時作息，加強鍛煉。很多參與這一計劃的管理者都反映，隨著體能的增強，他們的工作效率也有所提高。
該計劃的第二個關(guān)注點是情緒。施瓦茨認為不管外部壓力有多大，人們只要控制好自己的情緒，就可以提高能量的質(zhì)量。大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn)，當自己情緒愉快的時候，往往就是績效最高的時候。為做到這一點，除了注意工間休息，還應(yīng)養(yǎng)成三個簡單而有效的習(xí)慣深呼吸放松自己，向他人表達贊賞，并且換一種積極的方式來講述自己生活中發(fā)生的事件。事實證明，積極的情緒能夠提高能量的質(zhì)量水平。
該計劃的第三個關(guān)注點是思想，思想必須集中。許多高管認為，如果有一大堆任務(wù)擺在面前，就必須同時著手處理，但實際上，這種做法會降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習(xí)慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。比如：只在固定時段接發(fā)電子郵件，開會時不接聽電話，等等。集中注意力，使高管們的能量不致分散，他們就能在較短的時間內(nèi)完成與過去相同的工作量。
該計劃的第四個關(guān)注點是精神。施瓦茨認為，當人們的日常工作和活動與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時，他們的精神能量就會發(fā)揮作用。為此，人們需要理清優(yōu)先事項，并以此為準在三個方面制定習(xí)慣：做自己最擅長和最喜歡的工作;有意識地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時間和精力，認真工作，關(guān)心家庭、健康和他人;此外，還要在日常行為中奉行自己的核心價值觀。
施瓦茨是一個嚴格自律的人，他強調(diào)要建立一套積極的程序，有意識地修正自己的行為。比如，他會把最重要的工作放在一早就做，因為這個時候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動權(quán)交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾，一個人應(yīng)該定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。
施瓦茨認為，為了有效地給員工補充能量，組織的著眼點必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”，這樣，他們才會鼓足干勁，才能為每天的工作投入更多。
第一步：根據(jù)你的精力周期細分全天的時間
必須要承認，人在一天不同的時間段中，精力水平是不一樣的。你首先要做的就是劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時間段，之后才能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時間段中去。
第二步：為你的每個時間段確定一個虛擬的精力總值
根據(jù)這個時間段的長短，和一定的標準(例如十五分鐘對應(yīng)一個0.5的精力值，半小時對應(yīng)一個1的精力值等)，為這個時間段建立一個總體數(shù)值。
第三步：定義事務(wù)的精力消耗值
每完成一件事情，都需要消耗你的時間和精力，但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需要定義精力消耗的等級。(注意定義的等級盡量簡單，不要有太多等級。)
有一些事情做完以后不會消減你的精力，反而會提升你的精力，例如你做了一件自己特別喜歡的事情，或者是一個放松休閑的事情。不過根據(jù)我的經(jīng)驗，這種小小的精力提升不會特別多。
你只需要用各個時間段的精力總值，減去事務(wù)的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己這個時間段是不是能做得完這么多事情(相減為負，當然就意味著你做不了這么多事情;相減為正，就可以繼續(xù)在這個時間段內(nèi)安排事情)。
第四步：在合適的軟件上分配你的待完成事務(wù)
把上面定義的分類體系移植到一個合適的時間管理軟件中，你就可以開始實際的操作了。
選擇時間管理軟件的標準：
1、全平臺的軟件是首先考慮的(即有pc版本、mac版本、手機版本、網(wǎng)頁版本)。
2、不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)同步功能的時間管理軟件都不要選擇。
3、至少有3類以上能夠自己定義的分類信息。
